Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Pieni haalarimerkkipuoti (Y-tunnus: 3654047-1)
Juridinen postiosoite: Braskinkuja 4, 08700 Lohja

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Asiakaspalvelu, asiakaspalvelu@haalarimerkkipuoti.fi

2. Rekisterin nimi ja käsittelyn tarkoitus

Asiakas- ja markkinointirekisteri. Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen tarkoitus on tilausten vastaanottaminen, käsittely, toimittaminen ja laskutus. Tietoja käytetään myös asiakassuhteen hoitamiseen sekä asiakaspalautteen ja ehdotusten käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano (tilauksen käsittely ja toimitus), lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki ja kuluttajansuojalain mukaiset peruutukset), asiakkaan antama suostumus (uutiskirjeen tilaaminen ja merkkiehdotusten lähettäminen) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (verkkokaupan tietoturva ja väärinkäytösten estäminen, kuten lomakkeiden käyttömäärien rajoittaminen ja palvelimen tekniset lokitiedot).

3. Käsiteltävät tietosisällöt ja tietolähteet

Keräämme asiakkaalta vain tilauksen toimituksen ja asiakassuhteen ylläpidon kannalta välttämättömät tiedot. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilausten, sähköpostien ja verkkosivuston lomakkeiden (esim. yhteydenotot, peruutusilmoitukset ja merkkiehdotukset) kautta.

• Etunimi ja sukunimi
• Postiosoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, c/o -merkintä)
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Tilaus- ja maksutiedot sekä toimituksen seurantatiedot
• Asiakaspalvelun kanssa käyty luottamuksellinen viestinvaihto ja asiakkaan itse ilmoittamat lisätiedot (esim. toiveet, palautteet tai liitetiedostot verkkolomakkeilla)
• Mahdollinen suostumus uutiskirjeen ja markkinointiviestien vastaanottamiseen
• IP-osoite ja muut tekniset tiedot (esim. selaimen tyyppi), jotka tallentuvat väliaikaisesti palvelimen lokeihin väärinkäytösten estämiseksi ja virhetilanteiden selvittämiseksi

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja kansainväliset siirrot

Tietoja ei myydä tai luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin. Välitämme välttämättömiä tietoja vain luotettaville yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat tilauksen toteuttamiseen – ja kullekin vain siinä laajuudessa kuin heidän oma tehtävänsä edellyttää:

• Kuljetusyhtiöt: Nimi-, osoite- ja yhteystiedot luovutetaan Postille tai muulle valitulle rahdinkuljettajalle tilauksen toimitusta ja saapumisilmoitusta varten.
• Maksunvälittäjät: Maksujen turvallisen käsittelyn hoitaa maksupalveluntarjoaja Stripe (Euroopassa Stripe Payments Europe, Limited, Irlanti). Maksutapahtuman yhteydessä Stripelle välitetään maksun suorittamiseksi ja petosten estämiseksi tarvittavat tiedot (kuten nimi, yhteystiedot, tilauksen summa, IP-osoite ja maksutapa). Emme milloinkaan tallenna asiakkaan kortti- tai pankkitietoja omiin järjestelmiimme. Stripe toimii maksunvälityksessä tietojen käsittelijänä ja lakisääteisessä petostentorjunnassa itsenäisenä rekisterinpitäjänä (lisätietoja Stripen tietosuojakeskuksessa).
• Maksutapojen tarjoajat: Jos valitset maksusivulla esimerkiksi Klarnan, MobilePayn, Apple Payn tai Google Payn, kyseinen palveluntarjoaja käsittelee maksuun liittyviä tietoja omana rekisterinpitäjänään oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
• Pilvipalvelut: Verkkokaupan palvelin ja tietokanta toimivat Googlen pilvipalveluissa (Google Cloud ja Firebase). Google toimii näissä palveluissa tietojen käsittelijänä.
• Sähköpostien lähetys: Tilausvahvistukset, toimitusilmoitukset, palautusohjeet ja merkkiehdotukset lähetetään sähköpostipalvelu Resendin kautta. Resendille välitetään viestin lähettämiseen tarvittavat tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, tilauksen sisältö ja toimitusosoite. Resend toimii tietojen käsittelijänä ja säilyttää lähetetyt viestit lokitietoineen 30 päivää.
• Kauppiaan sähköposti: Tilaus- ja peruutusilmoitukset sekä merkkiehdotukset vastaanotetaan kaupan sähköpostiin (palveluntarjoajana Google).

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Verkkokaupan tietokanta ja palvelin sijaitsevat Suomessa. Käyttämiemme palveluiden (Google, Stripe ja Resend) luonteen vuoksi henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä ja siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin. Esimerkiksi Resend tallentaa lähetettyjen viestien tiedot Yhdysvaltoihin, ja Stripen emoyhtiö Stripe, LLC sijaitsee Yhdysvalloissa.

Kaikissa tällaisissa siirroissa varmistetaan tietosuojan riittävä taso EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti: Google, Stripe ja Resend ovat sertifioituneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework (DPF) -tietosuojakehykseen, minkä lisäksi palveluntarjoajien käsittelysopimuksissa sovelletaan Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC).

5. Evästeet ja paikallinen tallennustila

Käytämme verkkokaupassamme ainoastaan välttämättömiä teknisiä evästeitä. Sivusto hyödyntää selaimesi paikallista tallennustilaa (Local Storage) ostoskorin sisällön ja tehtyjen valintojen muistamiseksi. Emme käytä verkkokaupassamme seuranta- tai mainosevästeitä. Huomioithan, että maksuvälittäjä Stripe saattaa asettaa omia välttämättömiä evästeitään maksujen turvaamiseksi ja petosten torjumiseksi.

6. Tietojen säilytysaika ja suojaus

Asiakastietojen pääasiallisena tallennuspaikkana toimii Googlen Suomessa (Hamina) sijaitseva, palomuureilla ja tiukalla kulunvalvonnalla suojattu palvelinkeskus, jossa toimii myös verkkokaupan palvelin. Pääsy asiakasrekisteriin on vain rekisterinpitäjällä kaksivaiheisen tunnistautumisen takaa. Verkkokaupan tietoliikenne on aina salattu (HTTPS).

Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään maksettuihin tilauksiin liittyviä tietoja ja kuitteja vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tämän jälkeen tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Keskeytyneet ja maksamatta jääneet tilaukset poistetaan automaattisesti noin 30 päivän kuluttua. Asiakaspalveluun tai erillisten lomakkeiden (esim. merkkiehdotukset) kautta saapuneita viestejä ja yhteystietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta, ellei niiden säilyttämiseen ole erityistä perustetta (esim. käynnissä oleva reklamaatio tai toteutettava merkkiehdotus).

Väärinkäytösten estämiseksi tallennamme verkkolomakkeiden ja kassan käytön yhteydessä IP-osoitteesta muodostetun tiivisteen (pseudonymisoitu tunniste), joka poistetaan automaattisesti, yleensä vuorokauden kuluessa. Palvelimen tekniset lokitiedot, kuten IP-osoitteet, säilyvät enintään 30 päivää.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat tallennetut tiedot.
• Vaatia mahdollisesti virheellisen tiedon oikaisua.
• Pyytää tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), ellei laista (esim. kirjanpitolaki) muuta johdu.
• Pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun tietojen paikkansapitävyys on kiistetty.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
• Saada itse toimittamansa tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
• Peruuttaa antamansa suostumus uutiskirjeiden ja markkinointiviestien vastaanottamiseen milloin tahansa.

Kaikki pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän sähköpostiin (asiakaspalvelu@haalarimerkkipuoti.fi). Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.